Almacenaje y Gestión de datos

En este post me voy a centar en explicar en como almacenar los datos que queramos consultar y como gestionar esos datos para sacar el máximo partido de ellos y hacer que nuestro negocio crezca o funcione mejor de lo que ya esta haciendo, también explicaré las diferencias entre tener datos y tener información y como explotar estos recursos.

Cómo debemos almacenar y gestionar nuestros datos

No es lo mismo tener datos que tener información. Ahora bien, si no disponemos de esos datos encontrar el porqué de un fallo o de una bajada de productividad puede resultar más difícil que encontrar una aguja en un pajar.

Por ello es crucial comenzar a implantar en las empresas una metodología de trabajo y tecnología que nos permita recopilar cuantos más datos sobre la empresa mejor, incluso si lo hacemos con un modo tan sencillo como es una hoja de cálculo, ya sea Excel o de cualquier tipo.

Por otro lado, en muchas ocasiones, disponemos ya de datos muy interesantes que ni somos conscientes que los tenemos. Muchas de las herramientas que usamos habitualmente como nuestro email, servicios online como Linkedin, plataformas de envío de newsletters como MailChimp o el CRM con el que trabajemos habitualmente son ya fuentes de datos muy importantes de los que podemos extraer información muy valiosa. Dependiendo de nuestro objetivo podría no ser necesario recopilar más datos de los que ya tenemos. Solo sería necesario conectar con estos servicios para extraer los datos que nos aportan y de este modo generar las fórmulas que nos aportarán la información que precisemos saber.

En cualquier caso, una adecuada estrategia de Business Intelligence no sólo se centra en la recopilación y conversión de datos, si no en hacer este proceso de la manera más eficiente, rápida y ágil posible. La rapidez y la automatización en la extracción y conversión de los datos es crucial hoy en día para no demorar demasiado los tiempos en importantes tomas de decisiones.

Por ejemplo, en un portal de e-commerce, donde la decisión de compra se realiza en cuestión de segundos por parte de un usuario, es primordial tener información en tiempo real de lo que está sucediendo en nuestra tienda on-line.

Si por ejemplo percibimos que un producto está teniendo muchas visitas pero pocas ventas, podemos actuar de manera inmediata ofreciendo un pequeño descuento para incrementar ventas, y no perder el tráfico actual que probablemente no regrese posteriormente o recuperarlo nos cueste más dinero a través de campañas de Remarketing.

Ahora bien, se suele dar el caso en las empresas que según qué tipo de datos tengamos, los tratamos y guardamos en diferentes formatos. Por ejemplo, la información referida a los empleados la almacenamos en una base de datos SQL, la referente a nuestros clientes la tenemos en un Excel o en un CRM en la nube, los datos sobre ventas en una base de datos de Oracle, etc.

Esto nos va a condicionar a:

  1. Primero, por un lado, a recolectar todos los datos de las diferentes tipologías de fuentes de datos.

  2. Segundo, a procesar todos estos datos en un mismo formato que nos permita realizar consultas cruzando unos con otros.

  3. Y tercero, buscar la manera más sencilla de mostrar la información de un modo fácil de comprender.

Este proceso se conoce como Extracción, Transformación y Carga (ETL por sus siglas en inglés) y la solución que plantea la Inteligencia de Negocio pasa por implantar un Data Warehouse, o lo que es lo mismo, un espacio único donde recolectar, almacenar y analizar todos los datos, independientemente de cual sea su fuente de procedencia.

Por contra, el Big Data rechaza la idea del almacenamiento en un Data Warehouse clásico, o almacén de datos en español, y apuesta más por un sistema de ficheros distribuido que permita procesar y almacenar gran cantidad de datos.

En cualquier caso, sea cual sea el modelo de almacenamiento de datos por el que optemos, finalmente siempre será importante contar con un modo de visualización de la información que nos facilite su comprensión de forma sencilla.