Compartir datos entre aplicaciones: Archivos CSV / Excel

En este post os voy a hablar sobre compartir datos entre aplicaciones: Archivos CSV/Excel

Compartir datos

Cada aplicación guarda sus datos en sus propios formatos y bases de datos, para poder comunicarse entre ellas hay dos formas: Archivos e Integraciones.

Archivos en formatos comunes

Hay varios formatos comunes: CSV, XLS, ODS, JSON… y muchos otros privativos. Un formato de archivos muy común, quizás el mas soportado es CSV: Comma Separated Value (Valores Separados por Comas). Este formato es un formato de texto, con cada campo separado por una coma o punto y coma, y se puede abrir con cualquier editor de textos y hoja de cálculo. Muchas aplicaciones exportan datos en CSV o son capaces de importarlos en este formato.

Como problemas no guarda el tipos de cada columna, de forma que a la hora de analizar los datos los sistemas no pueden distinguir fácilmente entre una fecha, un precio, un texto o un identificador. También hace falta un archivo para cada tabla, y no es muy eficiente. Esto es particularmente problemático para las fechas, ya que hay muchos formatos e incluso algunos pueden ser ambiguos. Luego veremos como trabajar con estos datos.

Otro formato habitual es el ODS, XLS o XLSX, que son los archivos de hoja de cálculo: el estándar ISO de documentos de hoja de cálculo y los formatos propios de Excel. En estos formatos, si esta siendo usado de modo correcto, se guardan los tipos de cada celda, y en cada archivo XLS se guardan varias tablas. Mas adelante usaremos LibreOffice para poder hacer Inteligencia de Negocio basándonos en hojas de cálculo.

Por ultimo hay formatos de datos “no estructurados” como JSON, donde se habla de documentos que tienen los datos en una estructura en principio mas fluida y fácil de modificar, añadiendo nuevos campos, valores y permitiendo saltarse las reglas mas fácilmente, pero a cambio son mas difíciles de analizar en bloque. A efectos prácticos suelen tener una estructura también fija que pocas veces se modifica, pero permite tener información agrupada de forma jerárquica en un solo “documento”. Estos formatos son mas aptos para intercambio de información entre aplicaciones que para análisis de datos, pero también se puede usar.

Integraciones entre las aplicaciones

Algunas aplicaciones permiten acceder a sus datos a otras aplicaciones como si fuera un usuario mas. Al igual que se usa el ratón y teclado para visualizar, editar e insertar datos, algunas aplicaciones permiten ese acceso de forma programática.

Aplicaciones complejas como CRMs, ERPs, o incluso Excel permite crear estas conexiones, ya que reconocen el valor de poder realizar estas conexiones. Esta posibilidad no vamos a explorarla en profundidad por requerir conocimientos mas detallados y suelen estar en el ámbito de los desarrollos de software a medida, por requerir unos conocimientos técnicos mas avanzados.

Hay otras herramientas mucho mas completas como PowerBI o Serverboards que permiten fácil conexión con aplicaciones de terceros. Esto es la esencia de su valor.

Si las aplicaciones no exportan ficheros CSV o XLS, y tampoco permiten integraciones, como penúltimo recurso se puede cortar y pegar desde cualquier tabla en una página web a una hoja de cálculo y manipular ahí los datos. Pero solo funciona cuando los datos están representados en tablas.

El último recurso es finalmente copiar a mano los datos que sean pertinentes en nuestra base de datos u hoja de cálculo. Y a veces hay que resignarse y hacerlo de este modo.